Pymes: la era de la colaboración y la tecnología

Las pymes y las herramientas informáticas de gestión. Una historia que no siempre fue de amor y que hoy, gracias a la computación en la nube, puede derivar finalmente en un romance.

Contar con un software de gestión alojado en la nube representa para el empresario pyme o para el emprendedor una verdadera panacea laboral. Es que el modelo se ajusta precisamente a sus necesidades. Es, de cierta manera, la primera vez que las pymes tienen la capacidad de acceder a las últimas innovaciones tecnológicas al mismo ritmo en que lo hacen las grandes corporaciones.

Hay dos situaciones esenciales que llevan a esta lógica. La primera, que no es necesaria una inversión inicial para poder utilizar las herramientas. Solo se abona un precio mensual, fijo, sin sobresaltos, exactamente ajustado a lo que se usa. La segunda, que no son necesarios los conocimientos técnicos y el empresario pyme puede desentenderse por completo de la complejidad tecnológica para dedicarse de lleno a lo que sabe hacer. Por ejemplo, las actualizaciones del software son automáticas, con lo cual no hay que preocuparse por quedar obsoleto o por no estar incorporando las últimas tendencias. Tampoco es necesario recurrir a especialistas cuando surge alguna duda o algún desperfecto técnico: la misma empresa que provee la solución, si fue bien elegida, es la que cubre todos estos percances, muchas veces sin que el usuario se entere siquiera. 

Más allá de esto, los beneficios de la nube parecen no agotarse nunca: la información está accesible desde cualquier lugar y en cualquier momento. El empresario no necesita estar en su oficina para conocer el estado de stock de un determinado producto. Simplemente, puede utilizar su teléfono celular o su tableta para obtener el último dato actualizado. Así, es posible trabajar desde la misma empresa, pero también en la casa, en un café, en un hotel o en un aeropuerto.

El backup siempre fue la piedra en el zapato para la información de las pequeñas empresas: los sistemas para poder realizarlo se caracterizaron históricamente por ser costosos y la falta de disciplina de los encargados de ejecutarlo terminaba siempre en un escenario más o menos similar: el día que ocurría un desastre por el cual se rompía un disco rígido o se incendiaba una computadora, la última copia de respaldo del contenido del equipo dañado era de… ocho años atrás. Así, hemos visto pymes que quedaron al borde del cierre (o debieron cerrar) por percances informáticos. Con el modelo de computación en la nube, toda la información se almacena en internet y es el mismo proveedor de servicios el que se ocupa de garantizar que está resguardada.

Este esquema favorece además el trabajo colaborativo. ¿Es imprescindible cerrar ya mismo un presupuesto y los dos socios deben ponerse de acuerdo en algunos aspectos, pero uno está en una punta de la ciudad y el otro en el extremo opuesto? Basta con hacer login en la herramienta que se necesita… ¡Y listo! Se asegura el cliente (conforme por haber recibido lo que se solicitó en tiempo y forma) y se ahorra mucho tiempo (el necesario para que ambos socios coincidan en un mismo espacio físico) y hasta la pelea que originará el socio más flexible respecto de que el otro nunca llega a tiempo para armar los presupuestos. Esto mismo se aplica a cualquier actividad que requiera trabajo en equipo: las herramientas están disponibles y sirven para realizar, a la distancia pero en conjunto, prácticamente cualquier tarea que demande una pyme.

Todo esto no se agota en la teoría. En una encuesta que Xubio realizó entre 3.000 pymes y emprendedores de Argentina registrados como usuarios de su solución, el 41% aseguró que su trabajo se vio simplificado por el uso de herramientas de gestión en la nube y que, además, logró un ahorro de hasta cinco horas semanales en la realización de estas tareas. Por otra parte, un 15% destacó el hecho de contar con mejor información gracias a la herramienta. Dejemos sintonizada esta historia sobre una pyme que conoce un sistema de gestión en la nube. Es muy probable que tenga un final feliz.